Automatisierungen & Workflows

Bitten Sie Vori um Ihren Betriebsplan. Er zeigt gespeicherte Zuständigkeiten, Einrichtungslücken und bestehende Workflows, jeweils mit dem nächsten Schritt jeder Routine — vorbereiten, Apps verbinden, einen Mitarbeiter zuweisen, proben, prüfen und aktivieren. Öffnen Sie eine Schweizer Vorbereitungsvorlage für Gründung, Personal, Datenschutz, Dienstleistungen, Bau oder Handel und wählen Sie Vorlage prüfen. Eigentümer gelangen mit übersetzten Schritten und vorgeschlagenen Mitarbeitenden direkt in den Workflow-Editor. Prüfen Sie Zuweisungen, Aufträge und App-Zugriffe vor dem Speichern. Das Öffnen erstellt oder startet keinen Workflow.

Die Workflow-Tabelle verlinkt den jeweiligen Verlauf und zeigt den zuletzt verknüpften Durchgang mit abgeschlossenen Schritten; laufende Zuständigkeiten zeigen Fehler, offene Entscheidungen und ihren nächsten Durchgang, mit Weitere Durchgänge pausieren. Die Übersicht umfasst höchstens 24 Workflows; fehlende Nachweise bleiben als ungelesen markiert. Namen belegen keine Abdeckung einer Vorlage. Abgeschlossene Schritte belegen weder ein Geschäftsergebnis noch Rechtskonformität.

Eine Aufgabe automatisch in Ihrem Rhythmus ausführen — jeden Montag um 8 die Verkäufe der letzten Woche zusammenfassen. Das Ergebnis landet wie jeder andere Lauf: sichtbar, mit Preis, wo nötig freigabepflichtig. Ein Zeitplan, dessen eigene Läufe wiederholt scheitern, stoppt sich selbst — beheben Sie die Ursache und setzen Sie ihn dann fort. Routineaufgaben entdecken bietet fertige wiederkehrende Aufgaben, die Sie mit einem Klick hinzufügen. Zeitpläne und Reflexe anlegen dürfen nur Inhaber.

Ein Reflex vergibt Arbeit, sobald etwas passiert: eine neue E-Mail in Outlook, Gmail oder Hostpoint, eine fehlgeschlagene oder angefochtene Stripe-Zahlung, eine neue Shop-Bestellung, ein neuer Deal oder Lead in Ihrem CRM, ein GitHub-Issue oder ein fehlschlagender Build, ein Helpdesk-Ticket, eine überfällige bexio-Rechnung, eine neue Bewertung, eine Erwähnung auf Discord — oder eine Änderung an einer öffentlichen URL (jede Änderung oder ein Wert in ihrem JSON).

Mehrstufige Abläufe, von Hand gestartet, nach Zeitplan oder wenn sich eine URL ändert. Jeder Schritt benennt seinen Mitarbeiter, seine Aufgabe und optional ein bestimmtes Modell; Schritte können in parallelen Zweigen laufen (Listen- oder Canvas-Ansicht). Ein Schritt, der ein noch nicht verbundenes Tool braucht, pausiert, bis Sie es verbinden, und läuft dann automatisch weiter. Beschreiben Sie einen Workflow in Worten, und die KI baut ihn — oder lassen Sie ihn von Vori entwerfen; jeder Workflow hat seinen Laufverlauf, und ein fehlgeschlagener Schritt lässt sich erneut versuchen.

Hängen Sie einen Workflow an ein Projekt (im Editor oder über Vori), und jeder Schritt läuft mit dem geteilten Projektkontext — Ergebnisse und Dateien sammeln sich auf der Projektseite.

Buchhaltung einrichten im Tab Abläufe baut einen Buchhaltungsablauf für bexio, CashCtrl, Odoo, QuickBooks, Xero, KLARA, Banana oder SmallInvoice — täglich, monatlich oder für eine feste Periode, in zehn Stufen vom Belegeingang bis zum Abschlusspaket. Jede Buchungsstufe endet mit einem Lesen des Hauptbuchs, und bevor der Ablauf abschliesst, werden die Summen der Probebilanz und der Abgleich zwischen Bank und Buchhaltung auf den Rappen geprüft; eine echte Abweichung stoppt den Ablauf. Bankfreigabe, gesetzliche Einreichungen und die abschliessende Genehmigung bleiben Ihre Schritte.

Haben Sie bei der Anmeldung ein Branchen-Paket gewählt, stehen seine Routinen bereits hier — als Workflows, die Sie selbst starten. Das Bau-Paket zum Beispiel installiert Regie-Woche → Rechnungen, Änderung → Nachtragsofferte, Abnahme → Mängelliste & Briefe, Subunternehmer-Papiere prüfen und sechs weitere.

Eine Routine zu starten braucht kein Einrichten: «Jetzt starten» drücken. Braucht sie Material — die unterschriebenen Rapporte, ein Abnahmeprotokoll, Sitzungsnotizen — geben Sie die Unterlagen entweder Vori in einfacher Sprache, und er verteilt die Arbeit, oder Sie starten die Routine einfach trotzdem: Leer gestartet antwortet sie mit einer kurzen Liste, was genau zu übergeben ist, statt zu raten.

Zwei Regeln gelten für jede Routine: Rechnungen und Buchungen entstehen nur als Entwürfe in Ihrer Buchhaltungs-App und warten standardmässig auf Ihre Freigabe, und Fristen mit Rechtswirkung (Garantiefristen, Pfandrechte) werden verfolgt und für Sie markiert — nie von der KI entschieden.