Finanze: farsi pagare e pagare le fatture

Finanze si trova sotto Soldi & amministrazione nella barra laterale. Si apre per il titolare dello spazio di lavoro e per i membri contrassegnati Può approvare le registrazioni; gli altri non vedono la riga e usano invece Ricevute & spese e Posta (vedi Ricevute, spese e posta).

Le schede:

• Oggi, Pratiche e Pagato — il denaro che i clienti Le devono, dall'offerta al pagamento.
• Fatture da pagare — le fatture dei fornitori, il file di pagamento per la Sua banca e l'estratto che le segna come pagate.
• Ricevute & spese — le spese di tutti (descritte in Ricevute, spese e posta).
• Contratti — i termini di disdetta di affitto, assicurazioni, leasing e abbonamenti.
• Liquidità — la previsione di liquidità delle prossime settimane.
• Chiusura — il dossier per il Suo fiduciario.
• Configurazione — collegare bexio e attivare le routine per i solleciti e i richiami delle offerte.

La maggior parte delle schede legge la Sua contabilità bexio a ogni apertura; in background non viene interrogato nulla. Ricevute & spese e Contratti funzionano anche senza bexio. KLARA, CashCtrl e Smallinvoice qui non sono ancora mostrati; i Suoi collaboratori continuano a lavorarci.

Ogni offerta e fattura in bexio è una pratica in un solo passo: Offerta inviata, Accettata, Fatturato, Scaduto, Da lei (non pagata dopo l'ultimo sollecito), Pagato o Rifiutata. Pratiche le mostra come tabellone; Oggi mostra una scheda alla volta, con accanto gli altri documenti del cliente.

• Un sollecito o un messaggio al cliente redatto dal Suo collaboratore aspetta sulla sua scheda: Approva o Rifiuta direttamente lì. È la stessa decisione delle Approvazioni, con le stesse regole.
• Un'offerta accettata propone Crea bozza di fattura: dopo che ha confermato cliente e importo, bexio copia l'offerta in una bozza di fattura. Nulla viene emesso o inviato.
• Non ora passa solo alla scheda successiva; non cambia nulla.

In Configurazione, Configura i solleciti e Configura i richiami avviano le due routine che redigono per Lei solleciti e richiami. I Livelli di sollecito fissano il numero minimo di giorni tra due solleciti e i clienti mai sollecitati. Ogni sollecito richiede comunque la Sua approvazione.

Quando una fattura è ancora non pagata dopo l'ultimo sollecito, la sua scheda propone Preparare l'esecuzione. Entumo compila il foglio dati della domanda d'esecuzione (art. 67 LEF) dal record di bexio, senza alcuna IA:

1. Creditore — la Sua ditta come la conosce bexio.
2. Debitore — il contatto bexio e il foro d'esecuzione (domicilio o sede).
3. Credito — l'importo aperto in CHF con il 5 % di interesse di mora e il giorno da cui decorre; un'altra valuta è convertita al corso dell'AFC o resta aperta con il motivo.
4. Titolo del credito — numero e data della fattura.

Il foglio mostra anche l'anticipo delle spese, il calendario se deposita oggi e le avvertenze (debitore all'estero, registro di commercio, prescrizione, pagamenti parziali). Stampare il foglio o Copiare tutti i campi, poi lo depositi Lei all'ufficio d'esecuzione o online tramite eSchKG / EasyGov; Entumo non deposita nulla. In seguito inserisca il giorno in Esecuzione depositata il: la pratica lascia Oggi e la sua riga mostra la data.

Fatture da pagare mostra le Sue fatture fornitori di bexio in quattro colonne: Da verificare (bozze, con il passo di registrazione preparato da un collaboratore), Da pagare (scadute, in scadenza entro 7 giorni, più tardi), In banca e Pagate.

1. Spunti le fatture e prema Crea file di pagamento. Entumo verifica il totale che Lei conferma e crea un file pain.001 dai dati delle fatture (beneficiario, IBAN, riferimento).
2. Carichi il file nel Suo e-banking e lo autorizzi lì. Una fattura in un file resta fuori da ogni altro file, così nulla viene pagato due volte; un file mai caricato si può ritirare.
3. Più tardi, Verifica un estratto conto: carichi il file camt, Entumo prova ogni pagamento tramite riferimento e importo esatto e lo registra in bexio con il Suo clic (solo CHF).

Una fattura pagata con un messaggio libero non si può provare con il solo importo; la registri a mano. Creare file e registrare pagamenti spetta solo al titolare.

Liquidità mostra ciò che ha oggi e il Suo saldo tra 30, 60 e 90 giorni, tutto letto da bexio e calcolato dal codice:

• Oggi — i Suoi mezzi liquidi (conti 1000–1099), per conto con l'ultimo giorno di registrazione.
• Entrate — le fatture aperte alla loro scadenza.
• Fatture fornitori — le fatture aperte alla loro scadenza, o al giorno di esecuzione del file di pagamento in cui si trovano.
• Salari — la media dei salari registrati negli ultimi tre mesi interi.

Ciò che non si può datare viene mostrato ma non contato: le fatture in ritardo (con una seconda cifra per il caso in cui venissero pagate), le altre valute, tutto ciò che scade dopo 90 giorni. Una cifra che non si è potuta leggere appare non disponibile, mai CHF 0. Una 13a mensilità o una fattura trimestrale delle assicurazioni sociali non è ripartita a parte. La scheda legge soltanto; nulla viene registrato.

I contratti di affitto, assicurazione, leasing, telefono e software si rinnovano da soli se la Sua disdetta non arriva in tempo all'altra parte. Contratti tiene d'occhio le date per Lei.

1. Aggiungi un contratto: l'ultimo giorno della durata in corso, il termine di disdetta in mesi, se si rinnova o termina, e quanto prima essere avvisati (14, 30, 60 o 90 giorni).
2. Entumo indica l'ultimo giorno in cui la Sua disdetta deve arrivare. La spedisca per raccomandata qualche giorno prima.
3. Quando è il momento: Disdetta inviata, Tenerlo (nessun promemoria per questa durata) o Redigi la lettera di disdetta, che apre Enti con la richiesta già compilata. Nulla viene inviato finché non preme invia.

Nulla viene indovinato: senza data di fine o termine di disdetta il contratto risulta incompleto. Con bexio collegato, la scheda propone contratti dalle fatture fornitori che si ripetono ogni mese, trimestre o anno; Non è un contratto ne nasconde uno per sempre. I promemoria compaiono in Termini e nella fascia Oggi di Il mio lavoro.

Ogni gennaio il Suo fiduciario chiede gli stessi documenti. Chiusura trasforma quella richiesta in un elenco da riempire nel corso delle settimane: estratti bancari e delle carte di credito, cassa, fatture clienti aperte, fatture fornitori aperte, ricevute e spese, magazzino, lavori in corso, acquisti importanti, nuovi contratti e prestiti, e documenti salariali.

• Carichi file, inserisca un importo o confermi ciò che Entumo ha letto da bexio e dalle ricevute (allo stato di oggi, e il dossier lo dice).
• Segni ciò che non serve come Non necessario, e aggiunga se vuole una nota per il Suo fiduciario a ogni voce.
• I file restano nella cartella Finanze dell'anno; togliere un file da una voce non lo cancella mai.

Quando tutto è pronto, il titolare preme Consegna al fiduciario: il dossier gli arriva come revisione da approvare o rinviare. Deve essere membro dello spazio di lavoro. Da 14 giorni prima della fine del Suo esercizio, un promemoria compare in Il mio lavoro.