Vacances et absences, salaires, recrutement et rapports de travail qui deviennent des factures bexio. Ces pages remplacent le tableau Excel des vacances, le calendrier mural et le rapport papier, et rien n'y paie, ne déclare ni n'envoie quoi que ce soit sans vous.
Les approbations et questions de ces trois pages arrivent sous À traiter dans Mon travail, avec tout ce qui vous attend. Un lien dans Personnel y ouvre directement l'élément.
Dans Vacances & absences, chaque personne voit ses jours de vacances restants pour cette année, ses propres demandes et annonces, et qui dans l'équipe est absent ces prochaines semaines.
Les week-ends et les jours fériés du canton de votre entreprise ne comptent pas : les jours affichés sont des jours ouvrés. Les collègues ne voient l'absence d'une autre personne que comme Absent, jamais son motif, ses demandes ou son solde.
Une demande de vacances apparaît sous À traiter avec les dates, les jours ouvrés, qui d'autre est absent à ce moment et le solde après approbation. Choisissez Accorder ou Refuser, avec une note facultative pour la personne.
Sous Personnel → Absences, le propriétaire voit le mois d'un coup d'œil (les chevauchements sont signalés), ce qui a été annoncé ces deux dernières semaines, et un solde par personne : droit, pris, planifié, demandé et restant. C'est là que le propriétaire fixe le droit aux vacances et le report de chacun, saisit des vacances pour quelqu'un ou annule une absence accordée.
Le salaire en cas de maladie n'est pas calculé.
Personnel → Salaires montre sur quoi s'appuient vos collaborateurs quand ils préparent un calcul des salaires :
Aujourd'hui montre les étapes des salaires de ce mois et chaque approbation liée au personnel qui vous attend, la plus ancienne d'abord.
Personnel → Recrutement montre où arrivent les candidatures (une boîte mail ou un outil de recrutement connecté), quel collaborateur y répond et combien de lettres aux candidats vous attendent.
Chaque candidature est résumée par rapport aux exigences de votre annonce : remplie, non démontrée ou incertaine. Il n'y a ni note, ni classement, ni recommandation, et l'âge, l'origine, la santé ou la famille ne sont pas utilisés. Vous choisissez pour chaque personne inviter, mettre en attente ou refuser, et chaque lettre à un candidat attend votre approbation, quelle que soit la confiance accordée par ailleurs. Quand un poste est pourvu, Entumo vous rappelle quels dossiers refusés supprimer ou renvoyer.
La personne qui a fait le travail ouvre Rapports de travail sur son téléphone et touche Nouveau rapport : le client (les contacts bexio apparaissent pendant la saisie), ce qui a été fait (cela devient le titre de la facture), la date, des lignes d'heures au tarif habituel et des lignes de matériel, et une note. Envoyer au propriétaire le place sous À traiter.
Le propriétaire choisit alors Créer la facture dans bexio, Modifier, Renvoyer avec un motif, ou Pas de facture. Les propres rapports du propriétaire sautent cette étape.
Avant la première facture, le propriétaire choisit une fois sous Comment les rapports deviennent des factures : au nom de qui la facture est établie, le code TVA, les comptes de produits pour les heures (par défaut 3400) et le matériel (par défaut 3200), les prix avec ou sans TVA, et le tarif horaire habituel. Chacun voit ses propres rapports ; le propriétaire et les personnes autorisées à approuver les écritures voient ceux de toute l'équipe.
Si votre équipe saisit son temps dans bexio, MOCO, Clockify, Harvest, Toggl Track ou Clockodo, connectez l'application sous Intégrations et vous n'avez plus à taper les heures deux fois. Dans Rapports de travail, la carte Heures de votre suivi du temps liste les heures facturables pas encore facturées d'une période (le mois passé, ce mois-ci, les 3 derniers mois), une ligne par client et projet, jamais par personne.
Créer le rapport fait d'une ligne un brouillon de rapport : le projet comme titre, une ligne par tâche à votre tarif horaire habituel, et le client rapproché de bexio quand les noms concordent. Vérifiez le client et le tarif, puis facturez comme d'habitude.
Une ligne déjà présente dans un rapport est signalée et le bouton devient En créer un autre, pour que les mêmes heures ne soient pas facturées deux fois. Toggl Track et bexio n'enregistrent pas ce qui a été facturé : la carte compte alors chaque heure facturable, et le signalement est votre garde-fou. La carte est visible pour le propriétaire et les personnes autorisées à approuver les écritures.