Ferien und Absenzen, Lohn, Rekrutierung und Rapporte, die zu bexio-Rechnungen werden. Diese Seiten ersetzen die Ferienliste in Excel, den Wandkalender und den Papierrapport, und nichts davon zahlt, meldet oder versendet etwas ohne Sie.
Freigaben und Fragen aus allen drei Seiten landen unter Braucht Sie auf Meine Arbeit, neben allem anderen, was auf Sie wartet. Ein Link unter Personal öffnet den Eintrag dort direkt.
Unter Ferien & Absenzen sieht jede Person ihre verbleibenden Ferientage für dieses Jahr, ihre eigenen Anträge und Meldungen und wer im Team in den nächsten Wochen weg ist.
Wochenenden und die Feiertage des Kantons Ihrer Firma zählen nicht, die angezeigten Tage sind also Arbeitstage. Kolleginnen und Kollegen sehen die Absenz einer anderen Person nur als Abwesend, nie den Grund, die Anträge oder das Guthaben.
Ein Ferienantrag erscheint unter Braucht Sie mit den Daten, den Arbeitstagen, wer sonst gerade weg ist, und dem Guthaben nach der Bewilligung. Wählen Sie Bewilligen oder Ablehnen, optional mit einer Notiz für die Person.
Unter Personal → Absenzen sieht der Inhaber den Monat auf einen Blick (Überschneidungen sind markiert), was in den letzten zwei Wochen gemeldet wurde, und ein Guthaben pro Person: Anspruch, bezogen, geplant, beantragt und verbleibend. Dort legt der Inhaber Ferienanspruch und Übertrag pro Person fest, trägt Ferien für jemanden ein oder storniert eine bewilligte Absenz.
Die Lohnfortzahlung bei Krankheit wird nicht berechnet.
Personal → Lohn zeigt, womit Ihre Mitarbeiter arbeiten, wenn sie einen Lohnlauf vorbereiten:
Heute zeigt die Lohnschritte dieses Monats und jede Personal-Freigabe, die auf Sie wartet, die älteste zuerst.
Personal → Rekrutierung zeigt, wo Bewerbungen ankommen (ein verbundenes Postfach oder Rekrutierungstool), welcher Mitarbeiter sie beantwortet und wie viele Briefe an Bewerbende auf Sie warten.
Jede Bewerbung wird an den Anforderungen Ihres Inserats gemessen: erfüllt, nicht belegt oder unklar. Es gibt keine Punktzahl, keine Rangliste und keine Empfehlung, und Alter, Herkunft, Gesundheit oder Familie werden nicht verwendet. Sie wählen für jede Person einladen, zurückstellen oder absagen, und jeder Brief an Bewerbende wartet auf Ihre Freigabe, egal welches Vertrauen Sie sonst eingestellt haben. Ist eine Stelle besetzt, erinnert Entumo Sie, welche abgelehnten Dossiers Sie löschen oder zurückschicken sollen.
Wer den Auftrag erledigt hat, öffnet Rapporte auf dem Handy und tippt auf Neuer Rapport: der Kunde (bexio-Kontakte erscheinen beim Tippen), was gemacht wurde (das wird der Rechnungstitel), das Datum, Stundenzeilen zum üblichen Ansatz und Materialzeilen sowie eine Notiz. An den Inhaber senden legt ihn unter Braucht Sie ab.
Der Inhaber wählt dann Rechnung in bexio erstellen, Bearbeiten, Zurückschicken mit Begründung oder Keine Rechnung. Die eigenen Rapporte des Inhabers überspringen diesen Schritt.
Vor der ersten Rechnung wählt der Inhaber einmal unter Wie Rapporte zu Rechnungen werden: wer die Rechnung ausstellt, den MWST-Code, die Ertragskonten für Stunden (Standard 3400) und Material (Standard 3200), Preise mit oder ohne MWST und den üblichen Stundenansatz. Alle sehen ihre eigenen Rapporte; der Inhaber und wer Buchungen freigeben darf, sehen die des ganzen Teams.
Erfasst Ihr Team die Zeit in bexio, MOCO, Clockify, Harvest, Toggl Track oder Clockodo, verbinden Sie die App unter Integrationen und müssen Stunden nicht doppelt tippen. Unter Rapporte listet die Karte Stunden aus der Zeiterfassung die verrechenbaren, noch nicht verrechneten Stunden eines Zeitraums (letzter Monat, dieser Monat, letzte 3 Monate), eine Zeile pro Kunde und Projekt, nie pro Person.
Rapport erstellen macht aus einer Zeile einen Rapport-Entwurf: das Projekt als Titel, eine Zeile pro Tätigkeit zu Ihrem üblichen Stundenansatz und der Kunde, mit bexio abgeglichen, wo die Namen übereinstimmen. Prüfen Sie Kunde und Ansatz, dann verrechnen Sie wie gewohnt.
Eine Zeile, die schon in einem Rapport steckt, ist markiert, und der Knopf heisst Nochmals erstellen, damit dieselben Stunden nicht zweimal verrechnet werden. Toggl Track und bexio halten nicht fest, was verrechnet wurde; bei ihnen zählt die Karte jede verrechenbare Stunde, und die Markierung ist Ihr Schutz. Die Karte sehen der Inhaber und wer Buchungen freigeben darf.